PoradnikPoradnik / Zaczynasz pracę agenta
Paweł Jarczak i Krystian BagińskiWRE Nieruchomości, WrocławAktualizacja 30 października 2026, 6 min czytania
Koniec najmu. Właściciel, najemca i agent stoją w kuchni. Wszyscy patrzą na ciemny ślad na blacie.
„Tego nie było” — mówi właściciel. „Było od początku” — odpowiada najemca. Ktoś sięga po protokół sprzed roku. W rubryce „kuchnia” jest jedno zdanie: stan dobry.
Od tej chwili obie strony mają rację i żadna nie ma dowodu. A kaucja czeka.
Ten tekst pokazuje, jak wypełniamy protokół w WRE, żeby taka rozmowa w ogóle się nie odbyła. Niżej jest karta pól do wydrukowania.
„Stan dobry” brzmi bezpiecznie. W praktyce nie znaczy nic.
Po roku nikt nie pamięta, czy rysa na podłodze już była. Pamięć właściciela i pamięć najemcy będą się różnić. Wygrywa ten, kto ma zapis i zdjęcie.
Dlatego protokół opisuje stan w konkretnym dniu: liczniki, ściany, podłogi, wyposażenie, usterki i klucze. Przy zwrocie mieszkania porównuje się z nim to, co zostało oddane.
To pola z wzoru, którego używamy w WRE. Kolejność odpowiada obchodowi mieszkania. Idziesz od drzwi i odhaczasz.
Przy każdym pomieszczeniu osobno: co jest, w jakim stanie, jakie ma usterki.
Większość kłopotów da się wyłapać, zanim ktokolwiek przyjedzie do mieszkania.
Pomyłka w wydruku to nie problem. Skreślasz, wpisujesz poprawnie, obie strony parafują. Problemem jest poprawka, którą zrobiła tylko jedna strona.
Protokół z dnia wydania naprawdę pracuje dopiero przy zwrocie. Bierzesz tę samą kartę i idziesz tą samą drogą: liczniki, pokoje, wyposażenie, klucze.
Kupujący odbiera mieszkanie po akcie, w terminie z umowy. Karta jest ta sama, zmienia się cel. Stany liczników służą do przepisania mediów i rozliczenia sprzedającego.
Wpisz też, co zgodnie z umową zostaje w mieszkaniu: zabudowę kuchni, sprzęt AGD, lampy. Po przeprowadzce nikt nie będzie o to pytał.
Świadectwo energetyczne. Od 28 kwietnia 2023 roku właściciel przekazuje najemcy jego kopię. Odnotuj to w uwagach.
Czas. Umowa z protokołem to 60–120 minut, bo najemcy zwykle pytają jeszcze o zapisy. Uprzedź właściciela, że to spotkanie na godzinę, a nie kwadrans w drzwiach. Wtedy nikt nie pogania obchodu.
Zapisy samej umowy, czyli kaucję, wypowiedzenie i media, opisuje poradnik o umowie najmu mieszkania.
Wróćmy do kuchni z otwarcia. Gdyby w protokole było zdjęcie blatu z dnia wydania, rozmowa trwałaby minutę. Jedno zdjęcie i jedna linijka w karcie.
Przepisy nie nakazują go wprost przy zwykłym najmie, ale bez niego trudno udowodnić, w jakim stanie było mieszkanie w dniu wydania. To on rozstrzyga spory o kaucję i usterki po zakończeniu najmu.
Podpisują go strony: właściciel i najemca albo sprzedający i kupujący. Agent przygotowuje dokument, prowadzi obchód i pilnuje, żeby każdy punkt został wypełniony, ale sam nie jest stroną protokołu.
Po jednym dla każdej strony, czyli dwa jednobrzmiące egzemplarze. Na spotkanie warto wziąć trzeci wydruk na wypadek poprawek.
Nie ma takiego obowiązku, ale zdjęcia liczników i usterek z dnia przekazania to najmocniejszy dowód stanu mieszkania. Najlepiej wysłać je mailem obu stronom tego samego dnia, wtedy data jest bezsporna.
Zgłosić ją od razu na piśmie, najlepiej mailem ze zdjęciem, i poprosić drugą stronę o potwierdzenie. Takie zgłoszenie warto dołączyć do protokołu, żeby przy zwrocie mieszkania było jasne, że usterka istniała wcześniej.
Na czym stoi ten tekst: książka „Samuraj Nieruchomości”, rozdział o najmie, i wzór protokołu, którego używamy w WRE. Przykłady i liczby pochodzą z naszej pracy, a nie z badań rynku.
